BAŞKANLIĞIMIZ

 

Üniversitelerde; 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamede yer alan Komptrolörlük Dairesi Başkanlığı ve Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı, 190 sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile birleştirilerek İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlıkları kurulmuştur.

Başkanlığımız; Satın Alma Birimi, Maaş ve Tahakkuk Birimi, Destek Hizmetleri Birimi, Taşınır Kayıt Kontrol Birimi, Genel Evrak Birimi ve Sivil Savunma Birimi şeklinde örgütlenmiştir.


GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR

 

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının Görevleri:

  1. Hizmet faaliyetlerinin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun ve en verimli şekilde kullanılmasını sağlamak,
  2. Bağlı birimlerin faaliyetlerini denetleyerek neticelerini Genel Sekretere ileterek bilgi akışını sağlamak,
  3. Birimin işlerinin en az masrafla, tespit edilmiş kalite, miktar ve zaman standartları çerçevesinde gerçekleştirilmesini sağlamak üzere, bağlı personeli sürekli ve süreli olarak denetlemek.
  4. Birimin temel fonksiyonu olarak belirtilen ve doğrudan yönetilen faaliyetlere ilişkin olarak yönetim düzeyinde genel politikalar ve grup politikaları ile uyumlu politikalar belirlemek, bu hususta Genel Sekretere önerilerde bulunmak,
  5. Yıllık çalışma programlarını ilgili birimlerle işbirliği yaparak hazırlamak, Genel Sekretere sunmak,
  6. Astların belirlenen politikaları anlamalarını ve belirlenmiş faaliyetlerin uygulanmasını, yerine getirilmesini sağlamak.
  7. Birim faaliyetlerinin yürütülmesi, yönlendirilmesi ve değerlendirilmesi için, birimine tahsis edilen personel, yer, malzeme ve diğer kaynaklarla geleceğe yönelik olarak hedefler ve standartlar belirlemek,
  8. Temel fonksiyon olarak belirlenen faaliyetlerin etkin, verimli, ekonomik ve nitelikli olarak yerine getirilebilmesi için kendinin ve astlarının faaliyetlerini programlamak ve çizelgelemek. Rutin işlerin formlara bağlanmasına, işlerin basitleştirilmesine çalışmak, sonucu Genel Sekretere iletmek.
  9. Birimdeki personel arasında ve bunlarla organik görev ilişkisi bulunan diğer birimlerin personeli arasında aksamayan, uyumlu bir haberleşme ve işbirliği düzenini kurmak, onay için Genel Sekretere önermek.
  10. Birim faaliyetlerinin etkin bir şekilde uygulanıp, yürütülebilmesi için gereken düzeyde sorumluluk ve yetkiyi astlarına devretmek sonuçlara yönelik sorumluluk ve yetkiyi elinde tutmak.
  11. Birimdeki kadrolara ilişkin görevler, yetkiler ve sorumluluklar ile bu kadro görevlerine atanacaklarda aranan özel niteliklerde değişikliği gerektiren hususları tespit etmek, Genel Sekretere önermek.
  12. Personelin görevden alınmalarında, terfi ve atamalarında, ödüllendirme ve cezalandırmalarında Genel Sekretere öneride bulunmak. Astlarından kendisine iletilen personel hareketlerine ilişkin önerileri incelenmek, değerlendirmek Genel Sekretere öneride bulunmak,
  13. Astlarından kendisine iletilen personel hareketlerine ilişkin önerileri incelemek, değerlendirmek, onaylamak.
  14. Sürekli olarak personelin eğitim ihtiyacını tespit etmek, sorumluluklarını yerine getirebilmeleri için gerekli bilgi ve donanımla donatılmalarını sağlamak. Astları tarafından önerilen hizmet içi eğitim ihtiyaçlarını incelemek, bu hususta programlar hazırlamak. Genel Sekretere iletmek,
  15. Astlar için gerekli yönlendirmeyi yapmak, astların işlerini koordine etmek, gerektiğinde yardımcı olmak.
  16. Üniversitenin ihtiyacı olan ve birimlerce talep edilen taşınır ve taşınmaz malların, araç, gereç ve hizmetlerin cari mevzuata göre satın alma, kiralama işlemlerini yürütmek
  17. Rektörlükle ilgili birimlerin temizlik hizmetlerinin yürütülmesini ve denetlenmesini sağlamak, nöbet raporlarının incelenmesini ve değerlendirilmesini, güvenlik görevlilerinin görev, yer ve sürelerini belirten aylık nöbet listelerinin hazırlanmasını ve kontrol edilmesini sağlamak,
  18. Aylık bütçe harcamalarının kontrolü ve içinde bulunan günün mali durumunun incelenmesini, gerektiğinde ilgili yerlere bilgi verilmesini sağlamak, düzenlenmesini sağlamak,
  19. Başkanlığa havale edilen iş ve evrakların astlara havalesini yapmak ve gereğini sağlamak, cevap yazılarının hazırlanmasını, günlük işlerin imza takibinin yapılmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak,
  20. Bağlı personelinin, günlük mesaiye geliş ve gidişlerini kontrol ederek mesaisini aksatan personele gereğini yapmak,
  21. Çeşitli kamu kurum ve kuruluşları ile şahıslara olan borçları takip etmek.
  22. Verilecek diğer benzeri görevleri yapmak.

 

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının Yetkileri:

 

1-Başkanlığına ilişkin görevlerin, Rektörlükçe uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbir alma, uygulama yetkisi,
2-Görevlerin daha sağlıklı, süratli ve verimli olarak yürütülmesi için ihtiyaç duyacağı yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Genel Sekretere önerilerde bulunma yetkisi,
3-Başkanlığa bağlı personele yarım güne kadar mazeret izni verme, yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme, takdirname, ödül, yer değiştirme gibi personel işlemleri için Genel Sekretere önerilerde bulunma yetkisi,
4-İhtiyaç duyduğu konularda yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Genel Sekretere önerilerde bulunma yetkisi
5-Sicil amiri olarak, disiplin yönetmeliğinde öngörülen disiplin cezalarını önerme yetkisi,
6-Rektörlük bütçe, satın alma, ayniyat, bakım, genel hizmetler, haberleşme ve evrak işlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyduğu yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için önerilerde bulunma yetkisi,

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının Sorumlulukları 


Üniversite mevzuatı ve bu talimatla kendisine verilen görevlerin Anayasa, kanun, karar ve bu gibi mevzuata uygun olarak yerine getirilmesinden, yetkilerinin zamanında kullanılmasından Genel Sekretere karşı sorumludur.

 

ÖRGÜTLENME
Tunceli Üniversitesinde Yükseköğrenim Kanunu çerçevesinde Rektörlük bünyesinde örgütlenmiş sekiz daire başkanlığı bulunmaktadır. 1 Başkan, 2 Şube Müdürü,  1 Şef, 8 Bilgisayar İşletmeni, 1 Şoför, 3 Tekniker, 1 Teknisyen, 2 Hizmetli kadrosunda olmak üzere Daire başkanlığımızda görev yapan toplam 19 personelimiz bulunmaktadır. Bunun haricinde   74 ?ü Özel Koruma ve Güvenlik görevlisi ve 67?si Temizlik Hizmet alımı olmak üzere toplam 141 destek hizmetleri personeli bulunmaktadır. Başkanlığımız alt birimleri şu şekildedir:

  • Maaş-Tahakkuk Birimi
  • Satın Alma Birimi
  • Taşınır Kayıt Kontrol Birimi
  • Genel Evrak Birimi
  • Sivil Savunma Birimi
  • Destek Hizmetleri Birimi

                    Şekil- İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Teşkilat Şeması



SATIN ALMA BİRİMİ

 

Üniversitemizin, Enstitü, Fakülte ve Meslek Yüksekokullarından gelen, Rektörlük Makamınca Uygun görülen makine teçhizat, mamul mal alımı ile üniversitemizin yakacak, Hizmet alımı (temizlik işçileri) ,güvenlik hizmet alımı ihalelerini 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu?na uygun olarak ihale yoluyla satın almak yine üniversitemizin elektrik su ücretlerini ödemek, ayrıca özel bütçeyle İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı bütçesinde yer alan diğer ödeneklerin Rektörlük makamının bilgisi dâhilinde 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu?na uygun olarak harcamak.

4735 sayılı Sözleşme Kanunu?na uygun olarak sözleşmelerini akdetmek. Vize işlemi gerektiren limitlerdeki harcamaların vizelerini yaptırmak, ihale sonucu ilanı gerektiren limitlerdeki ihaleleri Kamu İhale Kurumuna bildirerek ilanını gerçekleştirmek.

Pazarlık ve Doğrudan temin limiti içerisinde bulunan alımları yine 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu?na uygun olarak temin etmek. Ayrıca 4734 sayılı Kanunun 62/ı maddesi de belirtilen ve yine 4734 sayılı Kanunun 22/d ve 21/f bentleri uyarınca bütçenin %10 luk Kanuni limiti takip etmek ve aşmamasını sağlamak.  4734 sayılı Kanunu 22/d ve 21/f bentleri uyarınca yapılan harcamaların, elektronik ortamda Kamu İhale Kurumuna göndermek.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu ve yılın bütçe Kanunu gereği İdari ve Mali İşler daire Başkanlığının bütçesinin yıllık harcama programını hazırlamak ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına vermek.

Harcama programı,  Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü tarafından onaylandıktan sonra, programa uygun olarak harcamaları ve ödenek takibini yapmak.

Bunun dışında 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Sözleşme Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu, Analitik bütçe sistemi gibi konularda çalışmalar yapmak ve bu konuları içeren dokümanlar hazırlamak, bu çalışmaları Başkanlığımıza bağlı diğer birimlerle paylaşmaktır.

 

MAAŞ-TAHAKKUK BİRİMİ


 Maaş İşlemleri

  1. Her ayın 15?inde Üniversite personelinin maaşlarının tahakkuku için gerekli koordinasyonu sağlamak.
  2. Rektörlüğe bağlı İdari ve Akademik personelinin maaş işlemlerini gerçekleştirmek
  3. Emekli kesenekleri ile ilgili merkezi çalışmayı gerçekleştirmek
  4. Maaş ödemesi yapılan Rektörlüğe bağlı İdari ve Akademik personelinin emekli keseneklerinin ve karşılıklarının bildirimini yapmak,
  5. Rektörlük Makamında görevli personelin fazla mesai ücretlerinin tahakkukunu gerçekleştirmek
  6. Vizesiz geçici işçilerin işlemlerini yürütmek (işe giriş, ayrılış, maaş)
  7. İkinci öğretim ile ilgili fazla mesai ücretlerini gerçekleştirmek

 

Tahakkuk İşlemleri                   

1.       Satın alma Şube Müdürlüğünde gelen satın alma evraklarının tahakkukunu yapmak.

2.       Rektörlüğe bağlı birimlerde görev yapan personellerin yurt içi ve yurt dışı görevlendirmelerine dair  yolluk bildirim ve ödemelerini hazırlamak. Belediye ve TEDAŞ?a ait faturaların kontrol ve takibini yapmak üzere ödeme evraklarını hazırlamak, ön ödeme işlemlerine dair evrakları hazırlamak. Resmi araçlara ait takip sistem ödemeleri ve telefon abonelik ve kullanım ödeme evraklarını hazırlamak.

 

DESTEK HİZMETLERİ BİRİMİ

1.     Rektörlük ve Rektörlüğe bağlı birimlerin temizlik işlerinin yapılmasını sağlamak.

2.     Rektörlük ve Rektörlüğe bağlı birimlerin taşıt araçlarının sevk ve idaresini gerçekleştirmek.

3.     Rektörlük ve Rektörlüğe bağlı birimlerin telefon santral hizmetlerini yürütmek.

 

TAŞINIR KAYIT KONTROL BİRİMİ

 

Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.

1.     Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek. Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek.

2.     Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak. Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek.

3.     Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak.

4.     Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak. Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak.